Registros notariales

El sistema notarial

La tradición de la Ley Civil Europea prevaleció en España y en sus colonias, lo que significa que la ley transaccional y las funciones relacionadas con la preparación y la autenticación—e incluso la preservación—de documentos legales desarrollaron un sistema separado de las funciones de los tribunales y sus defensores o abogados. Bajo una tradición legal que valoraba la introducción de pruebas escritas sobre testimonios orales, los notarios eran responsables de preparar esos documentos legales y autenticarlos para su presentación ante los tribunales.

El historiador español Agustín González de Amezúa captura las formas únicas en que los documentos notariales pueden ofrecer visiones íntimas del pasado:

"Cuántas peculiaridades y rarezas pueden leerse en estos largos documentos, desenterrando innumerables objetos perdidos o hoy en desuso, revelando prácticas o costumbres genuinas; aparentemente testigos silenciosos, pero elocuentes y expresivos como pocos otros, de la condición social de las partes, de su forma de vida, de su opulencia, de sus necesidades, gustos y caprichos. [En esas páginas] es como si las horas hubieran quedado petrificadas, destiladas en los símbolos y genuinas representaciones de miles y miles de existencias".

Protocolos como medio de registro y preservación: disposición física e indexación

Además de preparar y autenticar documentos, el escribano público también tenía la responsabilidad total de registrar sus transacciones en un formato que las conservaría para futuras referencias de las partes, los tribunales y otros elementos de la sociedad. El resultado fue la creación de un registro notarial permanente, o protocolo. Generalmente, al final de cada año, el notario disponía la encuadernación de los documentos individuales que había preparado en un solo volumen organizado en orden cronológico, a menudo añadiendo una portada y un índice (tabla de contenidos). A mediados del siglo diecinueve, comenzó un movimiento en Latinoamérica para ligar todos los protocolos. En ese punto, la mayoría de los legajos antiguos fueron organizados y encuadernados comercialmente en volúmenes que contenían todos los documentos redactados por un solo notario durante un año específico o una serie de años.

En ciertos momentos y áreas de Latinoamérica donde no funcionaban notarios designados, los registros aún se ligaban a los protocolos, pero se identificaban por la localidad geográfica de origen. No todos los documentos preparados ante una notaría en España y Latinoamérica estaban ligados a un Protocolo (este proceso se llama protocolización). Es importante tener en cuenta que, en muchos casos, la ley requería que el documento fuera firmado ante notario, pero no requería que fuera registrado para una preservación permanente.

Para obtener información adicional sobre documentos notariales, consulte lo siguiente:

• Formato general de documentos notariales
• La historia de las notarías en España y sus colonias
• Leyes españolas relacionadas con el notario

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Imagen tomada por Jacob Badal en el Archivo Histórico Provincial de Cáceres, España.