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Registros notariales

El sistema notarial

AHP CACERES.png La tradición de la Ley Civil Europea prevaleció en España y en sus colonias, lo que significa que la ley transaccional y las funciones relacionadas con la preparación y la autenticación—e incluso la preservación—de documentos legales desarrollados como un sistema separado de las funciones de los tribunales y sus defensores o abogados. Bajo una tradición legal que valoraba la introducción de pruebas escritas sobre testimonios orales, los notarios eran responsables de preparar esos documentos legales y autenticarlos para su presentación a los tribunales.

Protocolos como medio de registro y preservación: disposición física e indexación

Además de preparar y autenticar documentos, el escribano público también tenía la responsabilidad total de registrar sus transacciones en un formato que las conservaría para futuras referencias de las partes, los tribunales y otros elementos de la sociedad. El resultado fue la creación de un registro notarial permanente, o protocolo. Generalmente, al final de cada año, el notario disponía la encuadernación de los documentos individuales que había preparado en un solo volumen organizado en orden cronológico, a menudo añadiendo una portada y un índice (tabla de contenidos). A mediados del siglo diecinueve un movimiento comenzó en Latinoamérica para tener todos los protocolos ligados. En ese punto la mayoría de los legajos viejos estaban organizados y comercialmente ligados en volúmenes que contenían todos los Indice ahp caceres.png documentos redactados por solo un notario durante un año específico, o una serie de años. En ciertos momentos y áreas de Latinoamérica donde notarios no designados cumplian su funcion, los registros aun estaban ligados a los protocolos, pero identificados por la localidad geográfica de origen. No todos los documentos preparados ante una notaría en España y Latinoamérica estaban ligadas a un Protocolo. (Este proceso es llamado protocolización). Tenga en cuenta que, en muchos casos la ley requería que el documento fuera firmado, ante notario, pero no requería que fuera registrado para una preservación permanente.